兵庫県明石市に住む、32歳です。家族構成は父母とワクメの3枚、私自身は女性で未婚です。
年収は約580万円です。正社員として社内コンサルタントをしていることに加え、フリーランスとしてライター業と、都度雇用型の販売員をしています。本業である正社員としての年収が約500万円、フリーランスとしての収入が約80万円程度です。
今回は販売会社を例にリモートワークの導入までの流れと、そのメリット・デメリット、そして在宅で働くために重要なポイントをお話ししたいと思います。
リモートワークの導入状況について
正社員として勤める会社で、正社員のうち事務系業務の職員を対象としたリモートワーク制度の構築を行いました。
従来機能していた、育児や介護などの事由がある社員に限定されていた制度を拡充したものとなります。
従来のものは特別な事由からフルタイム勤務に支障を来す社員に対し、3ヶ月間は在宅勤務を許可するもので、就業時間は通常勤務と同一、週1回程度の出勤が条件でした。
これをパソコン等ICT機能を用いる業務を主とする社員に対し、毎月一定日数、勤務内容と実施日について事前申請が許可されれば事由を問わずリモートワークが行えるよう対象者を拡充しました。
続いて、就業時間に関しても、総労働時間が満たされれば深夜・早朝時間帯を除き任意設定が可能になるよう運用ルールを変更しました。
拡充させた点は主にこの2点、対象者と就業時間です。
逆に規制を設けた事項は申請許可日数と申請可能日です。
まず申請許可日数については、育児や介護などの事由がない場合に関しては、現在はひと月あたり3営業日までとしています。
現在はトライアル期間として設定しており、トライアル期間終了後には5営業日、10営業日と段階的に拡充する予定です。
続いて申請可能日は、週7日のうち最低1日は出勤を求めるようにしています。
例えば祝日や年末年始など、会社が指定する休日が連続し、勤務日が少ない時にはリモートワークの連続使用が認められない場合が生じます。こちらも今後拡充予定です。
社内制度の見直しを図りリモート案を提案した。
社内制度の修正や変更に関しては、私が主担当としてリモートを企画し申請しました。元々そのように制度変更を行うよう指示が下された背景としては4点あります。
- 「働き方改革に伴う従業員の権利の拡大」
- 「残業抑制を理由とした業務への集中特化」
- 「労働形態などを理由とした社員の離職抑制」
- 「業務効率化、電子化、移動等の削減」
コロナが流行っている現在社員のためにリモートで会社を変えることと、コスト削減や効率化に伴う無駄な残業の低減、大きくはこの2項目に分類されます。
働き方改革に伴う従業員の権利の拡大と、労働形態などを理由とした社員の離職抑制に関しては、転職して入社をしている従業員からの要望が強く反映されていること、また実際に他社への転職に伴う人員減少が進んでいることから、強く指示が下りました。
また、残業抑制を理由とした業務への集中特化と、業務効率化、電子化、移動等の削減。
この2点に関しても、制度構築とその成果を測る数値目標として必要であることを認識してもらいました。
リモート機材導入コストを説得するための材料づくり
またテレワーク制度を導入する上では持出用のパソコンやタブレット、デザリング可能な社用携帯などICT端末の新たな購入や、ネットワーク関連の追加コストが必要となる場合があります。
そのため、上乗せされる経費分の売上等の上昇か、もしくは効率化を理由とした人件費等コストの減少、このいずれか若しくは両方が求められるため必要です。
そして上層部、経営層に限らずとも必ず存在する制度の反対派に対し利点を説明するためにも、効率化やデジタル化によるメリットの立証は必要です。
この材料を集めるのに苦労しました。
実際導入して感じたメリットとデメリット
リモートのメリットは多く挙げられます。
1⃣ データ化による同時複数人での業務の並行進行が可能となるため、時間の短縮や、同時多発的な情報共有が行えること。
2⃣ データ化による紙媒体での作業が無くなることに伴う時間短縮や紙コストの削減、紛失や破損のリスクの低減、データ検索による「紙をさがす」時間の短縮です。
3⃣ 証跡が残るやりとりにより、伝達事項に関する伝え漏れ、伝え忘れなどが無くなること。
4⃣ 日々の労働時間や業務計画を事前に構築したうえでの勤務となるため、計画性や自発的な業務の取り組みを行える能力が向上すること。
5⃣ また、各人ごとに集中できる時間帯やより効率的に就業できる環境を創出することが出来るようになること。
6⃣ 感染症、自然災害、テロ等の有事発生時にも会社機能を継続したまま出勤による外出リスクを回避できること。
一方デメリットに関しても検討しました。
1⃣ 一つは出勤を要する緊急事態発生時に迅速に対応できる従業員が限られること。
2⃣ 自律的行動をとるには知識・技術面において不十分な社員、例えば入社したばかりの社員や新卒の新入社員などに対し、誰が指導するのか、その場合には指導する社員はテレワークを実施できなくなるのかという不利益が想定されること。
3⃣ テレワークに対し否定的な考えをもつ社員と共同で業務を行う社員に対し、テレワーク実施者が不利益を被る可能性があること。
例えば意図的に情報共有をされない等により、テレワーク勤務をしていることを理由に否定されることや、出社しないことで意欲面などを批判されるなどが考えられます。
このように緊急ではあるもののきちんとした手続きを踏まなければスムーズにリモート化するわけではありません。
リモートや在宅での仕事を充実させるために必要な事
よく「テレワークはサボる、ちゃんと働かない」等の否定的意見を伺いますが、サボる人は出社しても時間を見つけサボっていると思います。
そして、業務に対してのモチベーションを下げる要因の一つとして、自分の遂行が外部要因により阻害されることが挙げられます。
例えば急に別の案件を任される、電話などで割り込まれるなど、自発的な思考や行動を遮られることによりやる気を削がれるというような場合です。
テレワークやリモートワークでは、これら外部要因を一部遮断する事が可能となります。
だからこそ集中が長く続き、効率化を図ることが可能となります。
先に挙げたサボる事に関しても同じです。
リモートワークでは成果物など目に見える形で業務実績を求められる場合が多いと思いますが、それらを作成するには必ず業務を行う必要があり、時間が余れば自由時間に充てる。
それが就業時間中ならば、その人は業務をしている間に相当効率的に働いているはずなのです。
全社員が集中して働くことで時間創出が可能になり、その生まれた時間に対し適切に業務を下ろすことが出来ない管理職等にも問題はあります。
ここで言いたいことは、自ら計画的に動くためには、自分のいち業務にかかる時間の把握と、どう動けば計画がスムーズに終わるかを計算する能力が必要だという事です。
慣れないうちは実験的に、もしくは上司等との相談のもと立てた計画のとおり遂行する。
これが計画通りに完了できた時、実施者にとっての達成感や喜びになるのであれば、リモートワークを楽しめると思います。
今後どの会社でもリモート業務のウェイトは大きくなってくると思うので、真剣に考えて欲しいと思います。
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